• Laís Vargas

Perguntas frequentes sobre apresentações: parte 2


Na semana passada lancei o primeiro artigo de uma série de textos que consiste em responder as dúvidas que mais recebo sobre o mundo das apresentações.


Dando continuidade a essa série, separei mais três perguntas para responder nessa "parte 2" e espero continuar ajudando você a criar suas apresentações de forma eficiente.



Vamos lá?

1- Em qual programa você prefere criar apresentações: PowerPoint ou Keynote? E o que você acha do Prezi?


A minha resposta é bem simples e direta: tanto faz.


Pouco importa o software que você usa, mas sim como você usa seus recursos. Cada um deles tem vantagens e desvantagens e posso falar um pouco sobre cada uma delas:


PowerPoint

  • Principal vantagem: presente na grande maioria dos computadores e conhecido por todos.

  • Principal desvantagem: é complexo usar as funcionalidades e aplicá-las nos slides de maneira harmoniosa.

A maioria esmagadora dos clientes do MINIMIZA solicita suas apresentações em PowerPoint, o que é perfeitamente natural, já que é o software que a maioria das pessoas conhece e possui instalado no computador.

Keynote

  • Principal vantagem: intuitivo e com recursos exclusivos, que facilitam a criação de slides clean e moderno (no estilo do Steve Jobs).

  • Principal desvantagem: seu uso é exclusivo para computadores da Apple, o que limita muito o uso.

Gosto muito do Keynote, acho uma ferramenta sensacional e muito intuitiva. Infelizmente devido a baixa capilaridade de mercado - poucos brasileiros possuem um iMac ou MacBook em casa – tem gente que nem sabe que o Keynote existe (o que é uma pena).

Google Slides

  • Principal vantagem: atualização constante, pois está na nuvem (Google Drive), além de fácil compartilhamento através de um simples link.

  • Principal desvantagem: recursos básicos um pouco limitados (como uso de fontes e efeitos, por exemplo).

Eu acho o Google Slides fantástico! Adoro criar nele, principalmente por ser fácil de compartilhar por e-mail (é só enviar um link) e seus recursos são super práticos. Quando o cliente dá abertura para escolhermos, na maioria das vezes indicamos o Google Slides.

Prezi

  • Principal vantagem: forma diferenciada de contar uma história, usando efeitos para criar um discurso poderoso.

  • Principal desvantagem: o uso excessivo de efeitos pode destruir sua apresentação, tirando o foco da mensagem principal.

Aprendi a usar o Prezi na marra! Na apresentação do meu TCC, no final de 2010, eu queria apresentar de uma forma diferente. Naquela ocasião, achei que o software faria diferença no resultado final e decidi montar tudo no Prezi. O resultado ficou legal, mas hoje vejo que poderia ter sido muito melhor (e não culpo o Prezi, mas sim a forma como conduzi o planejamento da minha apresentação).

Isso tudo para falar que cada software tem pontos fortes e pontos fracos. Mexa em todos eles, descubra suas funcionalidades e veja se atendem suas necessidades. Escolha qual você se sente mais confortável trabalhando e vá fundo!

2- O que fazer para evitar que a apresentação se torne chata e uma simples leitura de slides?


Há algum tempo criei um conceito para ajudar a responder essa pergunta. Esse conceito se chama “Regra um pra um”, em que explico que para cada slide é necessário expor apenas uma mensagem principal.


No início pode parecer difícil criar um slide com apenas uma frase ou sem bullet points, mas pode ter certeza que isso fará com que você se desenvolva e leve sua apresentação para um novo patamar.

Use recursos visuais, como fotos em alta qualidade, GIFs (que sempre rendem boas risadas) e vídeos para fixar seu conteúdo na cabeça de quem está assistindo sua apresentação.

Recursos visuais são fundamentais para qualquer tipo de material que queira vender algo para determinada pessoa, lembre-se disso!


A Regra 1:1 também te ajuda a não encher seu slide com um texto enorme. Nesse caso, você errou o software, né? O Word fica ao lado... Escreva uma frase que resume bem seu conteúdo e deixe o restante para o seu discurso.

Não copie o texto do Word e cole no PowerPoint. Texto é diferente de slide.

Tenha o discurso na ponta da língua, o slide é um apoio (visual) da sua fala.

3- Como é o seu processo de planejamento para a elaboração de cada slide? Quais aspectos você define antes de começar a criar os slides?


Antes de começar, quero deixar claro que esse é o meu processo e é a forma que eu desenvolvi ao longo de anos de trabalho. Nem sempre foi assim, mas atualmente é como me sinto confortável em planejar uma apresentação.


A primeira coisa que faço é definir os objetivos da apresentação: quem vai assistir? Qual é o perfil do público? O que eu quero deixar de residual para essas pessoas? Qual é o objetivo principal dessa apresentação? Onde a apresentação será transmitida (TV, projetor etc.)?


Depois disso, crio um slide com os elementos visuais da marca: logos, fontes e cores institucionais. Esse slide é apenas um rascunho, para que eu possa recorrer sempre que precisar de algum elemento da marca.


Em seguida vou para a etapa mais difícil: transformar o texto em slides.


Vou separando meu discurso em grandes blocos e extraindo a mensagem principal de cada parte. Geralmente marco com uma cor diferente no Word, para destacar aquelas frases e vou separando em blocos os parágrafos que são conectados (falam sobre o mesmo assunto).


Na última etapa – que é a que eu mais gosto – eu desenho no papel vários quadradinhos e, dentro deles, vou escrevendo as mensagens principais, desenho ícones, puxo setas e vou deixando a minha imaginação trabalhar.


No papel consigo apagar e fazer de novo, representar de forma gráfica o que está na minha cabeça (mesmo com um desenho que parece ter sido feito por uma criança de 6 anos), enxergar de maneira visual o flow que criei e inserir “slides-gancho” para introduzir determinado assunto ao encerrar o tema anterior.


Uma boa dica é utilizar post its. Assim você pode alterar as posições e ajustar seu storytelling ao longo do processo.

Todas as dúvidas que recebo são em artigos e posts que escrevo sobre apresentações. Qual é a sua dúvida? Deixa aqui nos comentários, talvez eu responda na parte 3 :)

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