• Laís Vargas

5 ferramentas que uso na minha empresa todos os dias



Há poucos meses, criei um projeto. Em poucos dias, esse projeto já tinha seu primeiro cliente. Em poucas semanas, alguns clientes já estavam sendo atendidos e recebemos diversos pedidos de orçamentos.


Em um mês, esse projeto já tinha virado, de fato, um negócio. O MINIMIZA | Apresentações sem firulas nasceu home office, mas com o sonho de se tornar remoto. Aos poucos, vamos caminhando rumo a esse grande objetivo, mas, por enquanto, é fundamental descobrir ferramentas que consigam nos ajudar nesse processo.


Neste texto vou falar sobre 5 ferramentas que ajudam o MINIMIZA todos os dias. Não vou simplesmente falar sobre cada um, mas vou mostrar como utilizo e sua função específica no dia-a-dia da minha empresa.


Antes de começarmos, uma dica legal:

Para quem se interessa por trabalho remoto e não entende a diferença que existe comparado ao home office, sugiro fortemente que assista a palestra da Be Officeless na Campus Party de Brasília.

Nessa palestra ficou claro pra mim que, independente da ferramenta que você usa, você precisa entender qual é o objetivo dessa ferramenta para o seu negócio. Isso é o mais importante de tudo!


1. TRELLO


O Trello é o queridinho de muita gente! Eu sempre achei a dinâmica incrível, mas nunca tinha conseguido usar de uma forma prática e realmente útil.


Quando meu sócio e eu passamos a nos dedicar 100% à empresa, sentimos a necessidade de um lugar na nuvem que tivéssemos uma visão geral do negócio e que fosse fácil de atualizar diariamente.


Após ver muitos exemplos de "quadros", montamos um que está funcionamento muito bem com a nossa realidade:

Separamos o Trello do MINIMIZA em colunas, onde cada coluna representa uma área:

  1. Projetos: são os jobs aprovados. As etiquetas amarelas significam apresentações em construção (já em andamento). As etiquetas vermelhas significam os projetos que ainda não foram iniciados.

  2. Adm-fin: é a parte mais burocrática, tudo que envolve processos administrativos e financeiros da empresa, como: emitir Nota Fiscal, verificar os pagamentos, pagar as contas etc.

  3. Comunicação: são as tarefas que envolvem a marca da empresa, seja site, redes sociais e materiais que envolvem o nome do MINIMIZA. Um dos itens que queremos criar são stickers para distribuir em palestras, então essa tarefa é dessa coluna.

  4. Comercial: atividades que envolvem os clientes, prospects e parceiros. Enviar um orçamento, confirmar a presença em uma palestra e escrever um artigo no LinkedIn são algumas tarefas que estão sempre presentes.

  5. Planejamento: são iniciativas-macro com o intuito de pensar no MINIMIZA no médio e longo prazos. Há algumas semanas criamos o CANVAS, uma tarefa que estava nessa coluna. Quando uma tarefa é concluída, simplesmente a arquivamos, ou seja, ela fica no histórico, mas não aparece visualmente no quadro.

Para cada tarefa ainda é possível adicionar deadlines, fazer checklists, anexar arquivos e imagens, entre muitas outras funções. Inserimos etiquetas vermelhas nas tarefas urgentes, que precisam ser feitas o quanto antes, por exemplo.


Você pode criar suas próprias legendas :)


O legal é que você pode criar a legenda que quiser e construir o quadro da forma que funciona para sua empresa (ou projeto pessoal, férias, casamento etc.).


O Trello é um mundo de possibilidades, mas você precisa saber com qual objetivo quer usá-lo, porque só assim ele vai funcionar de verdade!


2. APPEAR.IN


Como nosso objetivo é ser uma empresa 100% remota, utilizamos o appear.in para fazer reuniões com nossos clientes e prospects. Para utilizar é tão fácil que não adianta nem eu me estender tanto no assunto por aqui.

Você cria uma sala pra você, nesse caso criei a sala do MINIMIZA (com um URL personalizado, totalmente de graça e intuitivo), e tudo o que você tem que fazer é compartilhar esse link com a pessoa.


O appear.in é totalmente gratuito para salas com até 4 pessoas. Isso significa que você pode fazer uma reunião com câmera, microfone e chat com mais 3 pessoas além de você e não precisa fazer download de nada! É só entrar no link e pronto.


O interessante é que você também tem a possibilidade de compartilhar sua tela com os outros participantes da sala. Na versão gratuita, esse compartilhamento tem um tempo limite de 20 minutos.


Sei que há infinitas soluções (Skype, Hangout etc.), mas para as reuniões do dia-a-dia o appear.in é tão fácil que só utilizamos ele. E clientes que não conhecem acabam gostando, pois não passam por nenhuma dificuldade e a reunião acontece normalmente.


3. G SUITE / GOOGLE DRIVE


Essa foi a primeira ferramenta que utilizamos quando iniciamos o MINIMIZA, quando ainda era um projeto. Quando compramos o domínio (minimizaapresentacoes.com), há a oferta de um e-mail gratuito, mas decidimos investir logo de cara em um e-mail do gmail.


Sabíamos que esse seria um investimento excelente, pois meu sócio e eu já havíamos trabalhado em empresas que faziam uso do e-mail do Google. Com essas experiências, conhecíamos as diversas possibilidades que o G Suite oferece:

  • Google Drive: uma espécie de Dropbox com 30GB de espaço (com possibilidade de expansão);

  • Google Docs: arquivos de texto, slides e planilhas sem ocupar espaço do Drive (os arquivos de Word, PowerPoint e Excel podem ser convertidos). Além disso, é possível criar Formulários, organizar a vida com o Google Agenda e muito mais;

  • Links: ao invés de enviar orçamentos em PDF e lotar a caixa de entrada do meu cliente, envio apenas o link do docs. Mesmo sem um e-mail do gmail, qualquer um pode acessar a partir de um ajuste simples;

  • Pastas: criação e compartilhamento de pastas com outros usuários (nesse caso, meu sócio e eu acessamos os arquivos e sempre mantemos as pastas atualizadas).


O legal é que ele já destaca os arquivos mais acessados recentemente e as pastas ficam organizadas igual um computador normal. Você pode criar pastas dentro das pastas e restringir o acesso de arquivos a determinados e-mails.


As pastas que mais utilizamos são:

  1. Brand book: aqui ficam os arquivos de branding do MINIMIZA, como logo completo e reduzido, marca nos arquivos PDF, PNG e AI e nosso manual de marca;

  2. Clientes: armazenamos os arquivos enviados pelos nossos clientes (logo, apresentações, planilhas etc.);

  3. Documentos: é a pasta burocrática que é chata, mas precisa existir, né? São os documentos com CNPJ, dados e outros;

  4. Financeiro: controle de orçamentos, fluxo de caixa, Notas Fiscais, comprovantes de pagamento etc. Também burocrático, porém necessário;

  5. Novos produtos: aqui ficam as pastas de novos produtos e serviços que queremos lançar no curto e médio prazo com o MINIMIZA. Aguardem! :)

  6. Orçamentos: são todos os orçamentos enviados até hoje, aprovados ou não, com numeração específica para acharmos de forma fácil e rápida.

Esse foi um dos melhores investimentos que fizemos na empresa sem dúvida nenhuma! Sugiro que você veja os planos e faça um teste.


4. WE TRANSFER


Desta lista, o we transfer é a ferramenta que utilizo há mais tempo e já salvou a minha vida algumas vezes.


O modo de usar também é super simples: você arrasta os arquivos para a tela, digita o seu e-mail e o e-mail da pessoa que você quer enviar os arquivos e clica em "transferir". Só isso mesmo, eu juro!


Após concluir a transferência, você recebe um e-mail com um link para download daqueles arquivos. O melhor de tudo é que você nem precisa se preocupar em enviar para a pessoa, pois ela já recebeu o e-mail com a sua mensagem:

Na versão gratuita, são arquivos até 2GB e, na versão paga, 20GB. O link da transferência fica válido por 7 dias.


No MINIMIZA, utilizamos diariamente para envio de apresentações e imagens para nossos clientes. É fácil de usar e alguns até já adotaram para uso em suas empresas, o que nos deixa muito feliz em ajudá-los.


Há outros sites similares, como o Send Space, mas eu gosto bastante do layout do we transfer e a forma como o e-mail é enviado ao destinatário.


5. NOUN PROJECT PRO


Eu sempre falo que o Noun Project mudou a minha vida! Quando o conheci, por volta de 2013, minhas apresentações deram um salto gigantesco.


Essa ferramenta consiste em um site de ícones, então se você precisa de um ícone para a sua apresentação, você acha nele. Já falei sobre o The Noun Project em outro texto ("6 ferramentas gratuitas para te ajudar na próxima apresentação"), então não vou me estender.

Porém, após desenvolver uma apresentação extensa e com muitos ícones para um cliente, percebemos que perdemos muito tempo recortando os ícones e deixando-os na forma como gostaríamos.


Foi aí que descobrimos a versão PRO. Por 40 dólares ao ano, as vantagens são:

  1. Os ícones não vêm com o crédito (nome do designer que o criou);

  2. Você pode alterar a cor do ícone para qualquer pantone (o que ajuda muito, pois criamos apresentações para diferentes clientes e cada um tem uma cor muito específica); e

  3. Uma espécie de aplicativo para o computador, facilitando a busca e a transferência para a apresentação (é só arrastar do app para o arquivo e pronto!).



Esse foi o último investimento em ferramenta que fizemos, depois de entender a necessidade e analisar o quanto de tempo economizaríamos na criação.

Como eu disse no início, mais importante do que se preocupar em qual ferramenta usar, é ter claro o objetivo de cada uma delas e os benefícios que pretende ter.

Caso você tenha membros do time que trabalhem remotamente, recomendo demais o conteúdo da Be Officeless e do Be Freela. Confere lá e depois me conta o que achou ;)

Leia esse e outros artigos no meu LinkedIn.